TCW’79 doet er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. We houden ons aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit betekent dat wij in ieder geval:
- jou uitdrukkelijk om toestemming vragen voor de verwerking van jouw gegevens;
- jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
- ons beperken in de persoonsgegevens tot de gegevens die minimaal nodig zijn voor die doelen;
- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen voor de beveiliging van jouw persoonsgegevens;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doelen waarvoor ze zijn verstrekt;
- op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.
Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens?
De persoonsgegevens van leden worden door TCW’79 verwerkt voor de volgende doelen:
- De ledenadministratie;
- De communicatie via nieuwsbrief, clubblad en mail;
- Het organiseren van clubactiviteiten;
- De financiële administratie.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Jouw instemming met de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken op het moment dat je lid wordt van de club en/of voor het eerst inlogt op het ledendeel van de website.
- Jouw instemming voor het ontvangen van de nieuwsbrief.
Welke gegevens slaan wij op en voor hoelang?
Voor de bovenstaande doelen kan TCW’79 de volgende persoonsgegevens van je vragen:
- Voornaam, achternaam;
- Adresgegevens
- Telefoonnummer;
- Geboortedatum;
- Emailadres;
- Geslacht;
- Bankrekeningnummer;
- NTFU nummer.
Wij bewaren jouw persoonsgegevens in de ledenadministratie tot het moment waarop je je lidmaatschap opzegt of tot je overlijden. Wanneer jouw persoonsgegevens voorkomen in de financiële administratie, dan bewaren we die gegevens tot maximaal 7 jaar na je opzegging/overlijden.
Voor historische en archiefdoeleinden (zoals het beschrijven van de geschiedenis van de club of organiseren van een reünie) houden we een bestand bij van oud-leden van de club dat niet te raadplegen is via de website.
Gebruik van jouw persoonsgegevens op de website
De website, en zeker het ledendeel daarvan, is bedoeld om de samenhang in de club te versterken, onderlinge contacten te vergemakkelijken en activiteiten te organiseren. Daarom staan in de ledenlijst, die alleen toegankelijk is voor leden, je naam en adres vermeld (geen email of telefoonnummer) en kun je een email naar een ander lid sturen via het programma op de website. Je hebt de keuze om de vermelding van je adres uit te zetten. Ook kun je zelf beslissen of je een foto plaatst bij je naam.
Op de website publiceren we ook foto’s van clubactiviteiten. Mocht je bezwaar hebben tegen de publicatie van een foto waar jij opstaat dan kun je dat kenbaar maken bij de secretaris en dan zal die foto worden verwijderd.
Verstrekking van jouw gegevens aan derden
TCW’79 verstrekt of verkoopt in beginsel geen persoonsgegevens aan derden.
Wij maken wel gebruik van een derde partij voor:
- Het verzorgen van de internetomgeving voor de website van TCW’79;
- Het verzorgen van nieuwsbrieven en het verzenden van het clubblad;
- Het lidmaatschap van de NTFU.
Met deze partijen (zogenaamde verwerkers) hebben wij afspraken over de beveiliging van jouw persoonsgegevens in een verwerkersovereenkomst.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan partijen waar we geen verwerkersovereenkomst mee hebben afgesloten. Verder zullen wij de door jouw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval moeten wij medewerking te verlenen en zijn dan verplicht gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Bijzondere bepalingen:
- Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
- Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Hoe beveiligen we jouw gegevens?
Wij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we de volgende maatregelen genomen:
- We leggen vast welke functionarissen voor welke doelen inzage hebben in jouw persoonsgegevens;
- Alle personen die namens TCW’79 van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- We hebben beleid voor het beveiligen van onze systemen met gebruikersnamen en wachtwoorden;
- We versleutelen en coderen de persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze beveiligingsmaatregelen;
Welke rechten heb jij?
- Je hebt recht op inzage op de gegevens die wij van jou opslaan en je kunt foute gegevens laten rectificeren;
- Bij de weergave van jouw gegevens in de ledenlijst, in het ledendeel van de website, krijg je de mogelijkheid je adres af te schermen;
- Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers;
- Je kunt je persoonsgegevens ook laten verwijderen;
- Je kunt een door jouw gegeven toestemming om je gegevens te verwerken, altijd intrekken.
Wanneer je besluit om je toestemming in te trekken of vraagt om (een deel van) je gegevens te laten verwijderen, dan zal het bestuur besluiten of je zonder die toestemming of met de resterende gegevens nog lid kunt blijven van de vereniging.
Waar kun je terecht met een eventuele klacht of vraag?
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt dan het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Ook als je naar aanleiding van dit privacy-beleid nog vragen of opmerkingen hebt kun je contact met ons opnemen:
TCW’79
Nudepark 81
6702 DZ Wageningen
secretariaat@tcw79.nl
